Manajemen informasi sebagai suatu sumber mempunyai pola yang
sama. Manajer bertanggung jawab untuk mengumpulkan data mentah dan memprosesnya
menjadi informasi yang dapat digunakan. Ia harus memastikan bahwa orang yang
ada dalam perusahaan akan dapat menerima informasi dengan bentuk yang tepat,
pada saat yang tepat pula, sehingga informasi tersebut dapat digunakan untuk
mendukung proses manajemen. Yang terakhir, manajer harus membuang informasi
yang kuno, tidak lengkap, dan salah, dan menggantinya dengan informasi yang
dapat digunakan. Semua aktifitas ini disebut manajemen informasi atau
Information Management.
Minat terhadap manajemen
informasi telah meningkat sejak tahun-tahun terakhir ini, yaitu tidak hanya
dalam dunia bisnis, namun juga di semua bidang dimana sumber dikelola. Dua
alasan utama mengenai hal ini adalah karena meningkatnya kekompleksan tugas
manajemen dan keinginan untuk menggunakan peralatan pemecahan masalah yang
lebih baik.
2.1.1. Meningkatnya kekompleksan tugas
manajemen
Manajemen
selalu merupakan tugas yang sulit, bahkan sekarang ini ia lebih sulit
dibandingkan sebelumnya. Semua perusahaan yang termasuk dalam ekonomi
internasional, teknologi bisnisnya akan menjadi lebih kompleks, kerangka watu
untuk menetapkan keputusan juga makin rumit, dan terdapat pula tekanan baik
dari pesaing dan masyarakat.
2.1.1.1.Pengaruh ekonomi internasional
Perusahaan
dengan berbagai ukuran, sekarang ini menjadi subjek bagi pengaruh ekonomi yang
datang dari mana saja di seluruh dunia ini. Hal ini dapat dilihat dalam
pengaruh pada nilai dollar US dalam perbandingannya dengan nilai mata uang
asing yang mempunyai keseimbangan impor dan ekspor.
2.1.1.2.Meningkatnya kekompleksan teknologi
Kita
dapat melihat contoh teknologi dalam bisnis setiap hari, yaitu bar code scanner
yang ada pada supermarket, sistem reservasi pelabuhan udara yang menggunakan
komputer, mesin teller otomatis, dan closed-circuit television dalam garasi
parker. Terdapat banyak pula teknologi di balik layar yang tidak dapat kita
lihat, misalnya robot yang digunakan dalam pabrik dan penyimpanan data
pembelian otomatis, serta peralatan pendukung. Perusahaan menginvestasikan
teknologi ini agar dapat bekerja maksimal dengan pengeluaran yang sedikit. Ia
juga mengantisipasi tingkat pelayanan yang baik dengan karyawan yang sedikit.
Statistik menunjukkan bahwa keinginan ini telah terpenuhi.
2.1.1.3.Penyusutan kerangka waktu
Manajer
harus bertindak secara cepat untuk merespon tekanan dari pelanggan, pesaing,
dan pengendali stok. Setiap jengkal operasi bisnis bergerak dengan cepat
sekarang ini daripada yang terjadi sebelumnya. Perwakilan penjualan (sales
representative) melingkup ke seluruh wilayahnya dengan menggunakan jet, pesanan
penjualan ditransmisikan ke kantor pusat melalui satelit, dan pengiriman
pesanan disampaikan pada hari itu juga.
2.1.1.4.Tekanan pesaing
Keinginan
untuk beroperasi dengan cara yang paling efisien telah diperkuat dengan
meningkatnya persaingan untuk mendapatkan dollar dari para pelanggan. Tekanan
bukan saja berasal dari perusahaan domestik, namun juga oleh perusahaan di luar
negeri. Pemerintah Amerika Serikat telah mengatur untuk membebankan tarif masuk
untuk barang impor dari Negara tertentu (seperti sepeda motor dari jepang)
dalam usahanya melindungi perusahaan dalam negeri yang mempunyai pasar yang
sama dalam produk tersebut.
2.1.1.5.Tekanan sosial
Tidak
semua tekanan yang bersifat lingkungan merupakan cirri dari produksi, namun
secara ironis, non-produksi pun mengakibatkan tekanan yang bersifat lingkungan.
Hal ini benar dalam kasus adanya ketidaksenangan dari masyarakat yang tidak
menginginkan adanya produk atau jasa tertentu. Keputusan harus didasarkan pada
faktor ekonomi, demikian pula harus mempertimbangkan biaya sosial dan
pembayaran gaji. Perencanaan perluasan, produk baru tempat penjualan baru, dan
tindakan lain yang mempengaruhi masyarakat local dan internasional harus
dipertimbangkan agar tidak berdampak buruk pada jangka waktu yang pendek maupun
jangka panjang.
2.1.2. Keberadaan alat untuk memecahkan
persoalan
Sementara
tugas manajer menjadi lebih kompleks, ada usaha untuk meningkatkan efektifitas
dalam pemecahan masalah. Kesemuanya ini terpusat pada teknik kwantitatif dan
peralatan elektronik, seperti computer. Selama tahun 1950-an, metematika
tingkat lanjut digunakan untuk memecahkan masalah bisnis, biasanya dalam bidang
manufaktur. Usaha awal ini disebut Operation Research (OR). Selama tahun
1960-an, istilah management science dikenal sebagai metode kwantitatif yang
diterapkan dalam skala luas, misalnya dalam bidang keuangan dan marketing.
Bertambahnya popularitas komputer pada akhir tahun 1960-an dan 1970-an
menyebabkan adanya usaha untuk memanfaatkan peralatan elektronik ini untuk
penghitungan matematika. Sekarang, manajer dapat mengakses komputer sentral
dari terminal seperti mesin ketik. Di beberapa perusahaan, para manajer
mempunyai mikrokomputer sendiri atau micros. Biasanya, micros ini di sambungkan
ke komputer sentral untuk membentuk jaringan pemecahan masalah yang
terpadu.
PERANAN MANAJER DALAM PENGELOLAAN
MANAJEMEN INFORMASI
Manajer
adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mengarahkan penggunaan segala
jenis sumber. Sumber tersebut dapat berupa uang, peralatan, uang, bahkan
informasi. Definisi luas semacam itu mencangkup orang yang biasanya tidak
dianggap sebagai manajer, yaitu pastor, pimpinan band, senator, dan 83 pelatih
tim atletik.
2.2.1. Keterampilan
manajemen
Ada
banyak keterampilan yang bias disebutkan yang harus dipunyai oleh seorang
manajer yang berhasil, namun dua diantaranya yang dianggap paling dasar adalah
komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer pada semua tingkatan dan dalam semua
area fungsional akan berkomunikasi dengan orang yang memberikan laporan
kepadanya, dengan manajer lain, dan dengan orang di luar organisasi. Manajer
tersebut juga harus memecahkan masalah dengan membuat perubahan terhadap operasi
perusahaan, sehingga dapat menyesuaikan dengan lingkungannya yang telah
berubah. Komputer dapat digunakan oleh para manajer untuk meningkatkan
keterampilannya baik dalam berkomunikasi dan memecahkan masalah.
2.2.1.1.Komunikasi
Manajer
menerima dan mentransmisikan informasi dalam bentuk lisan maupun tertulis.
Komunikasi lisan atau oral communication terjadi dalam pertemuan terjadwal
maupun tidak terjadwal yang terjadi sewaktu melakukan pemeriksaan dan selama
percakapan dalam telepon. Kejadian komunikasi lisan ini dapat pula melibatkan
makanan dan aktifitas sosial. Komunikasi tertulis atau written communication
mencakup laporan, memo, surat, dan majalah. Semua media harus ada bagi manajer,
dan semuanya digunakan untuk beberapa tingkatan. Namun demikian, tiap manajer
harus mempunyai preferensi atau pilihan sendiri. Seorang manajer bisa memilih
percakapan malalui telepon dan melalui laporan komputer, dan manajer lain
mungkin akan menggunakan cara yang berbeda. Seorang manajer harus menggabungkan
media komunikasi untuk menyesuaikan model manajemennya.
2.2.1.2.Pemecahan masalah
Istilah
pemecahan masalah atau problem solving mempunyai arti bahwa sesuatu yang tidak
beres terjadi atau akan terjadi pada organisasi. Manajer bertindak untuk meminimalkan
pengaruh yang akan merugikan itu atau memastikan bahwa masalah yang sama tidak
akan terjadi lagi. Istilah tersebut juga mencakup sikap manajerial yang
dimaksudkan pada kapitalisasi kesempatan atau opportunity. Manajer tidak boleh
mengurangi perhatiannya kepada sesuatu yang berjalan tidak benar. Ia harus
berusaha untuk memaksimalkan manfaat dari sesuatu yang telah bekerja secara
benar.
Manajer
akan membuat keputusan selama proses pemecahan masalah. Pengambilan keputusan
atau Decision making adalah tindakan pemilihan alternatif tindakan. Biasanya,
diperlukan untuk membuat beberapa keputusan untuk menyelesaikan satu masalah.
2.2.1.3.Pemahaman komputer
Komputer
adalah peralatan yang dapat mendukung komunikasi maupun pengambilan keputusan.
Manajer dapat memperoleh hasil yang terbaik dari komputer bila alat ini dapat
ia pahami. Istilah pemahaman komputer atau computer literacy diciptakan untuk
menampilkan pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk melakukan
fungsi pada masa kini.
Kebanyakan
orang yang terlibat dalam lingkup manajemen sekarang ini, sebelumnya telah
mempelajari komputer. Manajer yang demikian ini akan dapat bekerja dengan staf
bagian komputer dalam suatu perusahaan untuk secara bersama-sama mengembangkan
pemecahan persoalan yang berdasarkan komputer. Pada berbagai instansi,
manajernya dapat bekerja sendiri.
Tidak
semua perusahaan mempunyai staf manajemen yang mempunyai pengetahuan tentang
komputer, tapi banyak juga yang mempunyainya. Nampaknya, ukuran besar kecilnya
perusahaan bukanlah merupakan faktor yang menentukan. Beberapa perusahaan kecil
dengan kepemimpinan yang progresif telah menggunakan komputer dengan sangat
efektif.
2.2.1.4.Pemahaman informasi
Selain
mempunyai pemahaman terhadap komputer, manajer modern harus
pula memahami cara menggunakan informasi dalam manajemen.
Pengetahuan ini di istilahkan dengan pemahaman informasi atau information
literacy dan membangun pada pemahaman komputer. Pemahaman informasi meliputi
pemahaman kelebihan dan kelemahan metode yang menggunakan komputer dan yang
tidak menggunakannya pada waktu metode ini diterapkan terhadap masalah bisnis.
Ia juga mencakup pemahaman cara penggunaan informasi pada tiap langkah dalam
proses pemecahan masalah.
Seseorang
dapat mencapai pemahaman komputer dengan mengikuti kuliah pengenalan komputer.
Pemahaman dasar ini dapat dikembangkan dengan kursus tambahan atau dengan
pengalaman.
DATA DAN INFORMASI
Banyak
orang mengartikan istilah data dan informasi dengan sama. Hal ini dapat
diterima terjadi dalam percakapan lesan, namun tidak untuk orang yang mempunyai
pemahaman informasi. Data terdiri dari kenyataan dan gambar yang secara relatif
tak mempunyai arti bagi pemakai. Sebagai contoh, data mungkin dapat berupa jam
kerja untuk tiap karyawan dalam suatu perusahaan. Jika data ini diproses, ia
dapat diubah menjadi informasi. Bila jam kerja yang dilakukan oleh tiap
karyawan dikalikan dengan biaya per jam, maka produksinya akan merupakan pendapatan
kotor. Bila gambaran pendapatan kotor tiap karyawan ini dijumlahkan, maka
jumlahnya merupakan biaya keseluruhan dari perusahaan tersebut. Jumlah biaya
ini akan merupakan informasi bagi pemilik perusahaan. Informasi adalah data
yang diproses, atau data yang mempunyai arti. Informasi menguak sesuatu yang
sebelumnya tidak diketahui.
Anda
mungkin pernah mendengar ungkapan, “Rongsokan dari seseorang adalah harta bagi
orang lain”. Dalam pembahasan data dan informasi, kita dapat mengatakan, “Data
seseorang adalah informasi bagi orang lain””. Contoh dari gambaran pendapatan
kotor bagi karyawan perusahaan merupakan contoh yang tepat. Gambaran yang
terpisah adalah informasi bagi tiap karyawan, tiap gambaran memberitahukan
karyawan mengenai jumlah uang yang dihasilkan minggu yang lalu. Namun untuk
pemilik perusahaan, gambaran ini merupakan data. Pemilik ingin mengetahui biaya
total perusahaannya, gambaran yang terpisah (data) harus diproses untuk
menghasilkan jumlah biaya ini. Transformasi dari data menjadi informasi
dilakukan oleh Information Processor (pemroses informasi). Pemroses informasi
adalah salah satu elemen kunci dalam sistem konsep.
Sumber: http://setiawanbudi-setiawan.blogspot.com/2011/11/pentingnya-manajemen-informasi-dalam.html
