PERILAKU DALAM ORGANISASI
KESELARASAN TUJUAN
Tujuan utama
dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan (sejauh mungkin) tingkat
“keselaran tujuan (goal congruence)” yang tinggi. Dalam proses yang sejajar
dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan
kepentingan perusahaan.
Manajemen senior menginginkan agar organisasi mencapai
tujuan organisasi. Tetapi anggota individual organisasi mempunyai tujuan
pribadi masing-masing yang tidak selalu konsisten dengan tujuan organisasi.
Dengan demikian, tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah
memastikan tingkat keselarasan tujuan yang tinggi. Sistem pengendalian yang
memadai setidaknya tidak akan mendorong individu untuk bertindak melawan
kepentingan organisasi. Misalnya, bila sistem menekankan pada pengurangan biaya
dan manajer merespons dengan cara mengurangi biaya dalam unit nya sendiri
dengan cara mengalokasikan jumlah yang lebih besar ke unit lain, maka manajer
telah termotivasi, tetapi kea rah yang keliru.
Dalam memgevaluasi praktik pengendalian manajemen, ada
dua pertanyaan penting yang diajukan:
1. Tindakan apa
yang memotivasi orang untuk bertindak demi kepentingan diri mereka sendiri?
2. Apakah
tindakan-tindakan ini sesuai dengan kepentingan organisasi tersebut?
FAKTOR-FAKTOR INFORMAL YANG
MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN
Baik sistem
formal maupun proses informal mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi
perusahaan, konsekuensinya, kedua hal tersebut akan berpengaruh pada tingkat
pencapaian keselarasan tujuan. Namun hal yang juga untuk diperhatikan oleh para
perancang sistem pengendalian formal adalah aspek-aspek yang berkaitan dengan
proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan budaya yang
melingkupi, karena untuk menjalankan strategi organisasi secara efektif
mekanisme formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal. Oleh karena
itu, sebelum sistem formal didiskusikan, akan diuraikan faktor-faktor informal,
baik yang bersifat internal maupun eksternal, yang memainkan peranan kunci
dalam rangka meraih keselasan dengan tujuan perusahaan.
Faktor-faktor
Eksternal
Faktor-faktor eksternal adalah norma-norma mengenai
perilaku yang diharapkan dalam masyarakat, di mana organisasi menjadi
bagiannya. Norma-norma ini mencakup sikap,
yang secara kolektif sering juga disebut etos kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas
pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan kebanggan yang dimiliki
oleh pegawai dalam menjalankan tugas secara tepat waktu. Beberapa sikap di atas
bersifat lokal-yaitu spesifik untuk kota atau wilayah di mana organisasi
beroperasi.
Faktor-faktor
Internal
1. Budaya
Faktor internal
yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri, yang meliputi
keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta
asumsi-asumsi yang implisit diterima dan secara eksplisit dimanifestasikan di
seluruh jajaran organisasi. Norma-norma budaya sangatlah penting karena hal
tersebut bisa menjelaskan mengapa dua perusahaan dengan sistem pengendalian
manajemen formal yang sama, bervariasi dalam hal pengendalian actual.
2. Gaya Manajemen
Faktor internal
yang barangkali memiliki dampak yang paling kuat terhadap pengendalian
manajemen adalah gaya manajemen. Biasanya, sikap-sikap bawahan mencerminkan aoa
yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada
akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO. Para manajer memiliki
kualitas dan gaya yang beragam. Beberapa diantaranya memilki kharisma dan
ramah; sementara yang lain ada yang bergaya agak santai. Ada manajer yang
banyak melewatkan waktunya dengan melihat-lihat dan berbicara pada banyak orang
manajemen dengan cara berkeliling (management by walking around); sementara ada
juga manajer yang menyibukkan dirinya dengan menulis laporan.
3. Organisasi
Informal
Garis-garis
dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan-hubungan formal yaitu, pemegang
otoritas resmi dan bertanggung jawab dari setiap manajer. Kenyataan-kenyataan
yang ditemui selama berlangsungnya proses pengendalian manajemen tidak bisa dipahami tanpa mengenali
arti penting dari hubungan-hubungan yang menyusun di organisasi yang bersifat
informal.
4. Persepsi dan
Komunikasi
Dalam upaya
meraih tujuan-tujuan organisasi, para manajer operasi harus mengetahui tujuan
dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka menyerap
informasi ini dari berbagai jalur, baik itu jalur formal (seperti anggaran dan
dokumen-dokumen resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti dari bahan
obrolan yang tidak resmi).
Pesan-pesan yang diserap dari berbagai sumber ini bisa
jadi bertentangan satu sama lain, atau bahkan memiliki interpretasi yang sangat
beragam. Maka komunikasi perlu dibangun menyamakan persepsi.
SISTEM PENGENDALIAN FORMAL
Pengaruh besar
lainnya adalah sistem yang bersifat formal. Sistem ini bisa kita klasifikasikan
ke dalam dua jenis: (1) sistem pengendalian manajemen itu sendiri dan (2)
aturan-aturan.
Aturan-aturan
Kita menggunakan istilah
:aturan-aturan sebagai seperangkat tulisan yang memuat semua jenis instuksi dan
pengendalian, termasuk di dalamnya adalah instruksi-instruksi jabatan,
pembagian kerja, prosedur standar operasi, panduan-panduan, dan
tuntunan-tuntunan etis.
Beberapa jenis aturan bisa dilihat di bawah ini :
1. Pengendalian Fisik
Penjaga keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, passwords
komputer, televise pengawas, dan pengendalian fisik lainnya merupakan bagian
dari struktur pengendalian.
2. Manual
Ada banyak pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan mana yang harus
dituliskan ke dalam panduan, mana yang mesti diklasifikasikan sebagai pedoman,
seberapa banyak toleransi yang diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lainnya.
Manual dalam organisasi birokratis jauh lebih rinci dibandingkan dengan aturan
organisasi lain. Organisasi besar memilki panduan dan aturan yang lebih banyak
dibandingkan dengan organisasi-organisasi lain yang lebih kecil. Organisasi
yang tersentralisasi memiliki banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang
terdesentralisasi. Dan yang terakhir, organisasi memiliki unit-unit yang
tersebar secara geografis (seperti jaringan restoran cepat saji) mempunyai
lebih banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang terpusat secara
geografis.
3. Pengamanan Sistem
Berbagai pengamanan sistem di rancang ke dalam sistem pemrosesan informasi
untuk menjamin agar informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat
akurat dan untuk mencegah kecurangan. Hal ini meliputi: pemeriksaan silang
secara terinci; pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain bahwa sebuah
transaksi telah dijalankan; melakukan pemilihan; menghitung uang yang ada dan
aktiva-aktiva yang mudah di bawa sesering mungkin; serta sejumlah prosedur
lain. Hal tersebut juga mencakup pengecekan sistem yang dilakukan oleh auditor
internal dan eksternal.
4. Sistem
Pnegendalian Tugas
Pengendalian
tugas didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas tertentu
dijalankan secara efektif dan efisisen. Kebanyakan dari tugas-tugas itu
dikendalikan melalui peraturan-peraturan. Jika sebuah tugas dijalankan
menggunakan mesin otomatis, maka sistem otomatis itu sendiri akan menyediakan
pengendalian.
Proses Kendali Secara Formal
Suatu perencaan strategis akan
melaksanakan tujuan dan strategi organisasi. Seluruh informasi yang tersedia
dipergunakan untuk membuat perencanaan ini. Perencanaan strategis tersebut
kemudian di konversi menjadi anggaran tahunan yang fokus pada pendapatan dan
belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat tanggung jawab. Pusat
tanggung jawab ini juga dituntun oleh aturan-aturan dan infornasi formal lain.
Pusat tanggung jawab menjalankan operasi-operasi yang ditugaskan, dan hasilnya
kemudian di nilai dan dilaporkan. Hasil-hasil aktual kemudian dibandingkan
dengan anggaran untuk menentukan apakah kinerjanya memuaskan atau tidak.
JENIS-JENIS ORGANISASI
Strategi suatu perusahaan
memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Pada gilirannya, jenis
struktur akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen organisasi.
Meskipun kualitas dan ukuran organisasi itu sangat beragam, setidaknya organisasi
bisa dikelompokkan ke dalam tiga kategori umum :
1. Stuktur fungsional, di dalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas
fungi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran.
2. Struktur unit bisnis, di dalamnya para unit manager bertanggung jawab atas
aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai
bagian independen dari perusahaan.
3. Struktur matriks, di dalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab
ganda.
Organisasi-organisasi fungsional
Alasan dibalik bentuk organisasi fungsional melibatkan gagasan mengenai
seorang manajer yang membawa pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan yang
berkaitan dengan fungsi spesifik, yang berlawanan dengan manajer umum yang
kurang memilki pengetahuan khusus. Seorang manajer pemasaran dan seorang
manajer produksi yang terampil kemungkinan besar akan mampu mengambil keputusan
yang lebih baik di bandingkan dengan seorang manajer yang bertanggung jawab
atas kedua bidang itu sekaligus. Lebih lanjut lagi, seorang spesialis yang
terampil harus mampu melakukan supervisi atas para buruh yang bekerja dalam
bidang yang sama secara lebih baik dibandingkan dengan seorang manajer
generalis. Oleh karena itu, keuntungan terpenting dari struktur fungsional
adalah efisiensi.
Ada sejumlah kelemahan pada
struktur fungsional. Pertama, dalam sebuah organisasi fungsional terdapat
ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional secara terpisah
(seperti manajer produksi dan manajer pemasaran) karena tiap fungsi tersebut
sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir. Oleh karena itu, tidak ada
cara untuk menentukan bagian dari laba yang dihasilkan masing-masing fungsi.
Kedua, jika organisasi, terdiri
dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi yang melapor ke beberapa
manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut, maka perselisihan
antar para manajer dari fungsi-fungsi berbeda hanya dapat diselesaikan di
tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan organisasi yang
lebih rendah.
Ketiga, struktur fungsional tidak
memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan pasar yang
beragam.
Unit-unit Bisnis
Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan
masalah-masalah yang terdapat pada struktur fungsional. Suatu unit bisnis, yang
juga disebut sebagai divisi, bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada
dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Unit bisnis tersebut bertanggung
jawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi
yang terpisah.
Implikasi terhadap Rancangan Sistem
Jika kemudahan dalam pengendalian merupakan satu-satunya kriteria, maka
semua perusahaan akan diorganisasikan ke dalam unit-unit bisnis. Hal ini
disebabkan karena dala organisasi unit bisnis, setiap manajer unit harus
bertanggung jawab untuk meningkatkan kemampuan setiap produk yang dihasilkan
oleh unitnya guna menghasilkan laba, melakukan perencanaan, mengkoordinasikan,
dan mengendalikan elemen-elemen yang berpengaruh pada kemampuan itu.
FUNGSI KONTROLER
Orang yang
bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian
manajemen disebut sebagai seorang kontroler. Sebenarnya, di banyak organisasi,
jabatan orang ini adalah chief financial officer (CFO).
Kontroler
biasanya menjalankan fungsi-fungsi
sebagai berikut:
1. Merancang dan
mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian.
2. Menyiapkan
pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengembalian pajak) kepada
para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.
3. Menyiapkan dan
menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporan-laporan ini untuk
para manajer, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai
segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara
keseluruhan.
4. Melakukan
supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk
menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap
pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.
5. Mengembangkan
personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan
personel manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.
Relasi ke
Jajaran Organisasi
Fungsi
pengendalian adalah fungsi staf. Meskipun seorang kontroler biasanya
bertanggung jawab untuk merancang maupun mengoperasikan sistem yang
mengumpulkan dan melaporkan informasi, pemanfaatan informasi ini adalah
tanggung jawab jajaran manajemen.
Kontroler tidak membuat ataupun mendorong pihak manajemen
untuk mengambil keputusan. Tanggung jawab untuk menjalankan pengendalian
sesungguhnya berasal dari CEO lalu turun
ke bawah melalui jalur
organisasi.
Kontroler Unit
Bisnis
Para kontroler
unit bisnis mau tidak mau telah membagi loyalitas mereka. Pada satu sisi,
mereka berutang kesetiaan pada kontroler, korporat, yang memegang tanggung
jawab operasi sistem pengendalian secara keseluruhan. Disisi lain, mereka juga
berutang kesetian pada para manajer di unit mereka, yaitu pihak kepada siapa
mereka memberikan bantuan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar