Sebagai
makhluk sosial, setiap manusia senantiasa berinteraksi dengan manusia lainnya,
bahkan cenderung hidup berkelompok atau berorganisasi untuk mencapai tujuan bersama
yang tidak mungkin dicapai bila ia sendiri. Interaksi dan kerja sama ini akan
terus berkembang dengan teratur sehingga membentuk wadah yang disebut dengan
organisasi. Interaksi atau hubungan antar individu-individu dan kelompok/tim
dalam setiap organisasi akan memunculkan harapan-harapan. Harapan ini kemudian
akan menimbulkan peranan-peranan tertentu yang harus diemban oleh masing-masing
individu untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan organisasi/kelompok.
Pengertian Komunikasi
sendiri berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris
yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan
makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi
kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan
lainnya. Komunikasi dalam organisasi memiliki peranan penting.
Sebagai
komunikator, seorang pemimpin organisasi, manajer, atau administrator harus
memilih salah satu berbagai metode dan teknik komunikasi yang disesuaikan dengan
situasi pada waktu komunikasi dilancarkan. Sebagai komunikator, seorang manajer
harus menyesuaikan penyampaian pesannya kepada peranannya yang sedang
dilakukannya.
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak
pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam
mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk
komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang
dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa
yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi
pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya
menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan
jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan
memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.
Sendjaja (1994) menyatakan fungsi
komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:
Ø
Fungsi informatif. Organisasi dapat
dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota
dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak,
lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota
organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang
dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan
organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.
Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan
pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan
sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
Ø
Fungsi regulatif. Fungsi ini
berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.
Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a.
Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka
yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang
disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya
perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan
dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.
Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh
dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
Ø
Fungsi persuasif. Dalam mengatur
suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil
sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang
lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab
pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan
kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan
kekuasaan dan kewenangannya.
Ø
Fungsi integratif. Setiap organisasi
berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat
melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang
dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti
penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan
kemajuan organisasi. b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar
pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan
darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk
berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
Berkomunikasi
pun memerlukan proses-proses. Terdapat 2 proses komunikasi dalam organisasi,
yaitu proses komunikasi internal dan proses komunikasi eksternal.
a. Komunikasi
Internal
Merupakan pertukaran gagasan di
antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan dalam struktur
lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di
dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan (operasi dan manajemen).
Adapun
Empat Dimensi Komunikasi dalam organisasi, yaitu :
· Downward
communication
Yaitu komunikasi yang berlangsung
ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada
bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
- Pemberian
atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
- Penjelasan
dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)
- Penyampaian
informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)
- Pemberian
motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
· Upward
communication
Yaitu komunikasi yang terjadi ketika
bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi
dari bawah ke atas ini adalah:
- Penyampaian
informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan
- Penyampaian
informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak
dapat diselesaikan oleh bawahan
- Penyampaian
saran-saran perbaikan dari bawahan
- Penyampaian
keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya
Komunikasi ke atas menjadi terlalu
rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi
yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979)
mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit:
- Kecenderungan
bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka
- Perasaan
bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai
- Kurangnya
penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai
- Perasaan
bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan
pegawai
· Horizontal
communication
Yaitu komunikasi yang berlangsung di
antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.
Fungsi arus komunikasi horisontal
ini adalah:
- Memperbaiki
koordinasi tugas
- Upaya
pemecahan masalah
- Saling
berbagi informasi
- Upaya
pemecahan konflik
- Membina
hubungan melalui kegiatan bersama
· Interline
communication
Yaitu tindak komunikasi untuk
berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya
paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab
mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi
lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu
berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi
untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.
b. Komunikasi
Eksternal
Adalah komunikasi antara pimpinan
organisasi (perusahaan) dengan khalayak audience di luar organisasi. Contoh
dari komunikasi eksternal, yaitu :
- Komunikasi
dari organisasi kepada khalayak yang bersifat informatif. Contohnya adalah Majalah,
Press release/media release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur,
Poster, Konferensi pers, dll.
- Komunikasi
dari khalayak kepada organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
o
Deddy, Makalah Peran Komunikasi Dalam
Organisasi, http://surantasainstechno.blogspot.com/2012/04/makalah-peran-komunikasi-dalam.html , 29 Maret 2013
o
Adi, Teori Komunikasi Organisasi, http://adiprakosa.blogspot.com/2007/12/teori-komunikasi-organisasi.html,
4 desember 2007
o
Hr.Centro, Peranan Komunikasi dalam
Organisasi, http://www.hrcentro.com/artikel/Peranan_Komunikasi_dalam_Organisasi__130207.html,
7 Februari 2012
Tidak ada komentar:
Posting Komentar